1.1 LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Toda organización es un sistema social, cuya
estructura refleja de qué manera, ésta interactúa con el medio ambiente. En
tanto es sistema, existen subsistemas que la componen y los condiciona, puesto
que les impone su propósito. Es útil reconocer estos subsistemas y cómo
interactúan entre sí, para poder juzgar la coordinación que es precisa entre
ellos y poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes.
1.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Como sistema, una organización transforma inputs de
recursos, bienes, información y servicios para obtener un producto. En su
estructura se reconocen tres grupos diferenciados:
- Los
sistemas que atienden a la captación y evolución de los recursos
fundamentales, en conexión con el entorno;
- Los
sistemas que permiten la administración o gobierno del sistema mayor u
organización;
- Los
sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por
la actividad de la organización.
El input es captado por los SISTEMAS DE
RECURSOS, que son: Recursos Humanos, Recursos Financieros, Tecnológicos y
Logísticos.
El procesamiento de los recursos, intersectando
personal con operaciones (definidas por los procedimientos), y aplicándose
sobre los otros recursos por medio de la tecnología, constituye la función de la
empresa agrupada en los SISTEMAS OPERATIVOS, cuya naturaleza
corresponde a las necesidades particulares de cada organización.
Todo el conjunto de recursos y operaciones, tiende a
conformar dinámicamente estructuras que son ajustadas también dinámicamente por
decisiones de la dirección. Esa dirección no se ejerce espontáneamente, sino
que está a su vez estructurada: El sistema de Administración, o SISTEMA
DE GOBIERNO, que se compone de varios sistemas corporativos, así llamados
por tratarse de sistemas que afectan a la totalidad de la organización. Estos
son el Sistema Decisional, que establece la mecánica por medio de
la cuál se toman las decisiones, el Sistema de Información, que
explicita la estructura a través de la cual se captan y elaboran los datos, el
Sistema de Planificación y Control, que anticipan lo que ocurrirá con cierta
probabilidad, y evalúan lo que ocurrió realmente, y que constituyen los
aspectos complementarios de la toma de decisiones.
Las decisiones se toman juntando datos e informándose
a través del sistema de información, y otra vez a través del mismo se traducen
en órdenes o normas para la producción, que luego se transforman en acciones.
El sistema de gobierno está ahí, para que las PERSONAS
que dirigen una organización puedan hacerlo sistemáticamente, que dispongan de
información organizada para evaluar factores dentro y fuera de la misma, y para
que el control de lo actuado sea tan eficaz, como sea posible.
La planificación es una toma de decisiones anticipada,
pero, de hecho, implica un sistema para realizarla. Como en ese sistema no se
puede prever todo, el control es necesario para la acción correctiva. El
sistema de información, obra como nexo entre ellos, al transformar decisiones
en acciones y los resultados de éstas en información de control.
Las tareas de este ciclo son las siguientes: un ACONTECIMIENTO externo
o interno (evento), produce una excitación que da lugar a un REGISTRO de
algunas de las variables afectadas: el DATO. Este se integra en un
sistema que conjuntamente a otros datos conforman lo que llamamos BASE
DE DATOS. Por medios manuales, mecánicos o electrónicos, el repositorio (la
base) es utilizado para el PROCESAMIENTO, dando así lugar a la INFORMACIÓN.
1.3 INFORMACIÓN Y DATOS
Todas las mediciones que se hagan sobre variables
observadas constituyen datos. Claramente, estos carecen de valor si no se
cuenta con un contexto contra el cuál evaluarlos o contrastarlos. Al añadirle
el contexto se le da valor semántico al dato, es decir, se le elabora
adjuntándolo con otros datos, como mensaje. Pero el mensaje tampoco interesa,
es decir “informa”, si no hay motivo para conocerlo.
PRESENTACIÓN DE COSTOS
PRESENTACIÓN DE COSTOS
1.4 LOS DATOS COMO ACTIVO DE UNA
ORGANIZACIÓN
Toda organización recoge y analiza datos. Estos datos
son de diferentes orígenes y responden a diferentes propósitos. Por ejemplo la
contabilidad de una empresa resume, habitualmente, los datos referidos a las operaciones
de la misma medidos en dinero corriente. Las empresas y las organizaciones en
general suelen también almacenar datos sobre sus productos, servicios,
clientes, agentes, contratistas, proveedores o beneficiarios. Cada una de estas
categorías significa un tipo distinto de datos.
Las organizaciones, en tantos sistemas, tienen un
propósito, fijado por las decisiones determinativas del más alto nivel de
conducción: El directorio de la empresa. Pero no siempre las organizaciones se
estructuran eficientemente para cumplir con sus objetivos, y es notorio que
algunas hasta lo hacen manifiestamente mal. Un buen indicio del grado de
madurez de una organización en su gestión administrativa es el manejo que
realiza con los datos. En los últimos años, varias organizaciones que llevaron
a la práctica una reestructuración de sus sistemas administrativos en torno a
sus objetivos de información obtuvieron beneficios que las colocaron delante de
su competencia de manera decisiva, casi obligando a aquella a dejar el mercado.
Más que preconizar el monopolio, este argumento pretende afirmar la importancia
de la administración sabia de los datos de una organización, aún en aquellos
casos donde los objetivos sólo pueden medirse en el terreno económico de manera
mediata, como en el caso de la salud pública.
Esto implica el reconocimiento, por parte del personal
de las organizaciones, de que los datos deben pertenecer a todas las funciones
de una organización. Las islas de información en las que es habitual que se
refugien los administradores medios y aún altos, impiden de manera terminante
la cooperación requerida para alcanzar este objetivo. Por ejemplo, el gerente
de producción de una planta fabril puede entender el éxito de la empresa como
la producción a capacidad plena, el de relaciones laborales como el
funcionamiento sin conflictos, el contador como un balance fiscal positivo, y
el financista o tesorero como un flujo de caja afortunado. Cada uno tiene,
entonces, sus propias necesidades de información y su propia visión de la
empresa u organización. Uniformar esos criterios es tarea de Desarrollo
Organizacional, pero las consecuencias sobre los datos deben ser asumidas por
el área de sistemas mucho antes de que un programa de desarrollo
organizacional, pueda mostrar avances en ese sentido.
Claramente, tal como la organización reconoce que sus
recursos humanos, tecnológicos o logísticos requieren un nivel de
especialización en su administración, aun cuando su efecto sobre la empresa
resulte global, se debe reconocer que la administración de los datos de una
organización, dado el valor que éstos tienen para la misma, debe estar en manos
de una función especializada.
La utilidad de los datos de una empresa u
organización, se materializa en la toma de decisiones correcta y oportuna, en
base a los datos que conoce. Si éstos resultan poco seguros, imprecisos,
inoportunos o simplemente están fuera del alcance del que tiene que tomar la
decisión, el proceso de la misma resulta poco fiable, y la organización pierde
confianza en el sistema gubernamental, se vuelve rígida y poco manejable y
termina convirtiéndose en una burocracia.
El primer paso hacia los proyectos de reingeniería en
las organizaciones es reconocer la necesidad de la existencia de una función de
administración de datos en cada una de ellas. A partir de allí, el Sistema
Informático es la aplicación de técnicas de producción de sistemas
automatizados para el mantenimiento y la explotación de los datos como activo
de la Organización, o sea los que ésta tiene y genera.
TABLA
TABLA
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